Von der Planung bis hin zur Abrechnung von Baumaßnahmen werden Informationen zwischen den Vertragspartnern in verschiedenen Datenformaten ausgetauscht. Während viele Auftraggeber bereits die Ausschreibungen im GAEB-Format erstellen, nutzen viele Auftragnehmer Excel als Austauschformat und Hersteller oder Großhändler bieten ihre Artikel in Datanorm- oder UGL-Dateien an. Viele unterschiedliche Datenformate führen zu Kommunikationsproblemen. Aus diesem Grund wurde der GAEB ins Leben gerufen: "Eine gemeinsame Sprache für alle".

Der Begriff „GAEB“ wird umgangssprachlich doppelt verwendet:

    • zum einen als Bezeichnung der Vereinigung „Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen“
    • und zum anderen zur Bezeichnung der Regelungen, welche dieser definiert.

Der „Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen“ hat sich die Aufgabe gestellt, die Rationalisierung im Bauwesen mit Hilfe der EDV zu fördern. Im GAEB sind öffentliche und private Auftraggeber, Architekten, Ingenieure, Bausoftwarehäuser und auch Bauwirtschaftler vertreten.

Im Zuge der Zentralisierung im neuen Vergaberecht (Einführung der eVergabe) gewinnt das GAEB-Format immer mehr an Bedeutung. Voraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch ist die Einhaltung des GAEB-Standards, denn dieser soll den Datenfluss nicht nur vereinfachen, sondern vor allen Dingen vereinheitlichen. Um die wechselseitig zu bearbeitenden Daten reibungslos austauschen zu können, müssen beide Vertragsparteien über Software mit einer GAEB-Schnittstelle verfügen. Ist dies der Fall, liegen die Vorteile klar auf der Hand:

    • Informationen werden schneller bereitgestellt und ausgetauscht,
    • Durchlaufzeiten von Informationen werden verkürzt,
    • Arbeitsprozesse können optimiert werden,
    • Erfassungsfehler werden reduziert, da eine Neuerfassung entfällt.

Der Zeitbedarf und die Kosten können somit deutlich reduziert werden.

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